Alanlarla değil, verilecek kararla başlayın

Bir form oluşturmadan önce şu cümleyi tamamlayın: “Bu yanıtlar gerekli, çünkü şöyle bir karar vereceğiz veya iş yapacağız…” Kayıt formu, hizmet talebi ve geri bildirim anketinin amaçları farklıdır. Sonraki hedeflenen işlemi ve kimin yapacağını yazın. Bu kısa açıklama, gerçekten yararlı bilgileri sırf boş yer bulunduğu için eklenen sorulardan ayırmanıza yardımcı olur.

Galiform, GaliTech’in form ve anket oluşturma ve yönetme, gönderilen yanıtları takip etme ve analizleri inceleme platformudur. Açık bir süreç, bu işleri düzenlemeyi kolaylaştırır. Kararınızı destekleyen en küçük soru kümesiyle başlayın; ancak yanıtın nasıl kullanılacağını açıklayabildiğinizde yeni bir alan ekleyin.

Bir seferde tek ve açık bir şey sorun

Hız ve kaliteyi birlikte soran bir soru sorun yaratır: yanıtlayan kişi birini beğenip diğerini beğenmeyebilir. Farklı fikirleri ayırın; böylece her yanıtın anlamı açık olsun. Kurum içi kısaltmalar yerine tanıdık sözcükleri tercih edin ve hangi dönemi sorduğunuzu açıklayın. Asıl odak son talepse “en son talebiniz”, tanımlanmamış bir “genellikle” ifadesinden daha açık bir referans verir.

Seçenekli sorularda seçenekleri sorunun kendisi kadar dikkatle inceleyin. Anlamlarını birbirinden ayırın ve hiçbiri uymuyorsa kişinin neyi seçmesi gerektiğini düşünün. Yazılı yanıtlar için tercih ettiğiniz görüşü telkin etmeden, beklediğiniz yanıtı açıklayacak kadar bağlam verin. Her soruyu sesli okuyun. Bir meslektaşınız ne sorduğunu açıklayamıyorsa yeni soru eklemeden önce onu basitleştirin.

Etiketler ve yönergeler birlikte çalışsın

Alan etiketi, istenen bilgiyi tanımlamalıdır. Ardından kısa bir yönerge biçimini veya amacını açıklayabilir. Örneğin iletişim alanı ile yanıt vermek için en iyi zamanı soran alanın rolleri farklıdır; bu ayrımı uzun bir paragrafın içine gizlemeyin. Zorunlu bilgileri açıkça belirtin ve her zorunlu yanıtın bir sonraki adım için gerçekten gerekli olup olmadığını sorun.

W3C form etiketi rehberi, yardımcı teknolojinin tanıyabilmesi için açıklayıcı etiketlerin kontrollerle ilişkilendirilmesini önerir. Açık etiketlemeyi form incelemenizin parçası yapın.

Gönderilerin nasıl inceleneceğini planlayın

Form, iş akışının yalnızca bir bölümüdür. Paylaşmadan önce yeni gönderileri kimin kontrol edeceğini, yanıta hangi bilgilerin yön vereceğini ve cevapsız maddelerin nasıl takip edileceğini belirleyin. Bir gönderiyi almakla, onun istediği işi tamamlamayı birbirinden ayırın. İnceleme sürecini sade dille yazın; böylece yanıtları ele alan kişi, ilk yanıt geldiğinde bu süreci sıfırdan oluşturmak zorunda kalmasın.

Sorular ile inceleme sürecini uyumlu tutun. Ekip talepleri önceliklendirecekse hangi yanıtın bu kararı desteklediğini bilmelidir. Bir anket hizmeti iyileştirmek için hazırlanmışsa yorumların nasıl gruplandırılacağını ve kimin okuyacağını belirleyin.

Yanıtları kendi bağlamında yorumlayın

Anket sonuçlarını incelerken özgün soruyu ve yanıt seçeneklerini gözlemlerinizin yanında tutun. Yanıtlayanların gerçekten söylediklerini kendi yorumunuzdan ayırın. Küçük bir yorum kümesi araştırmaya değer bir soru ortaya çıkarabilir, ancak kendiliğinden bütün kullanıcılar hakkında bir iddiaya dönüşmemelidir. Genel sonuç sunmadan önce kimlerin yanıt vermeye davet edildiğini ve formun ne öğrenmek için tasarlandığını kaydedin.

Yararlı analiz, tutarlı anlamla başlar. Veri toplamanın ortasında bir soruyu değiştirirseniz değişikliği kaydedin ve önceki yanıtlarla sonraki yanıtların karşılaştırılabilir olup olmadığını değerlendirin. Tekrar gönderimler, cevapsız alanlar ve farklı yorumlar, bir özet paylaşılmadan önce dikkat gerektirir. Yanıtların nasıl toplandığını gizleyen düzgün bir sayı yerine ekibe sonucu anlayabilmesi için yeterli bağlam verin.

Geniş paylaşım öncesinde küçük bir sürümü inceleyin

  • Amacı ve sonraki işlemi tek cümlede belirtin.
  • Yanıtlarının açık bir kullanımı olmayan soruları kaldırın.
  • Her sorunun anlaşılır tek bir fikri kapsadığını kontrol edin.
  • Etiketleri, yönergeleri ve yanıt seçeneklerinin anlamını inceleyin.
  • Tamamlamayı deneyin ve gönderileri kimin ele alacağında uzlaşın.

Formu yazmamış biriyle deneyin ve nerede tereddüt ettiğini sorun. Örnek bir gönderiyi planladığınız süreçle inceleyin. Sonra ifadeleri düzeltin ve ancak iki taraf da açık olduğunda yayımlayın: yanıtlayan ne sağlayacağını, ekip ise onunla ne yapacağını bilsin. Yararlı bir form, açık bir soruyu anlamlı bir sonraki adıma bağlar.