Bevor Sie fragen „Sollen wir eine Website oder eine App entwickeln lassen?“, klären Sie, wer in Ihrem Unternehmen welche Aufgaben erledigen muss. Wenn Bestellungen und Anfragen über Messenger, Excel-Dateien und Telefonate verfolgt werden, sollte die Wahl eines Werkzeugs mit dem Verständnis des Arbeitsablaufs beginnen.

Erfassen Sie außerdem, wie Informationen zwischen den Abteilungen weitergegeben werden. Entscheiden Sie anschließend, wie die Nutzer auf die Lösung zugreifen und wie diese aufgebaut sein soll. Dieser Artikel erklärt die Unterschiede zwischen Website, App und Plattform aus Sicht von Unternehmern, die ihre Abläufe besser organisieren möchten.

Website, App und Plattform sind keine drei getrennten Alternativen

Eine Website besteht aus Seiten und Funktionen, die über einen Browser erreichbar sind. Eine Anwendung ist Software für eine oder mehrere bestimmte Aufgaben. Sie kann im Browser, auf einem Smartphone oder auf einem Computer laufen. Je nach Zusammenhang bezeichnet eine Plattform eine gemeinsame Grundlage für Dienste und Werkzeuge oder eine Umgebung, die verschiedene Nutzergruppen miteinander verbindet.

Eine Plattform kann deshalb eine Website, eine mobile App und ein internes Mitarbeiterportal umfassen. Umgekehrt kann eine kleine Web-App einen wichtigen Prozess verwalten, ohne dass Ihr Unternehmen eine umfassende Plattform benötigt. Die Begriffe sagen nichts über die Qualität oder Größe eines Projekts aus.

  • Website — Hauptzweck: Leistungen vorstellen, Informationen veröffentlichen und Anfragen entgegennehmen. Beispiel: Website eines Dienstleistungsunternehmens.

  • Web-App — Hauptzweck: Vorgänge im Browser erfassen, freigeben und verfolgen. Beispiel: System für interne Beschaffungsanträge.

  • Mobile App — Hauptzweck: Aufgaben auf dem Smartphone unter Berücksichtigung gerätebezogener Anforderungen erledigen. Beispiel: Werkzeug für Außendienstmitarbeiter.

  • Plattform — Hauptzweck: Gemeinsame Grundlage für Dienste oder die Interaktion zwischen Gruppen bereitstellen. Beispiel: Umgebung für Kunden und Dienstleister.

Diese Kategorien überschneiden sich. Eine Lösung kann mehrere davon kombinieren.

Wann ist eine Website sinnvoll?

Wenn Sie vor allem Ihre Leistungen vorstellen, Inhalte veröffentlichen, Informationen bereitstellen und erste Anfragen erhalten möchten, kann eine Website ein geeigneter Ausgangspunkt sein. Ein Dienstleistungsunternehmen kann beispielsweise Referenzen und Bedingungen für die Zusammenarbeit präsentieren und ein Anfrageformular anbieten.

Eine Website muss sich jedoch nicht auf Informationen beschränken. Auch Onlineshops, Buchungssysteme und Kundenportale sind über das Web erreichbar. Entscheidend ist, was nach dem Eingang einer Anfrage passiert. Muss ein Mitarbeiter sie prüfen, einer anderen Person zuweisen und das Ergebnis dokumentieren, benötigen Sie mehr als einige Vorstellungsseiten.

Ein zusätzliches Formular ohne definierten Bearbeitungsablauf verändert möglicherweise nur den Ort der Dateneingabe. Sie müssen festlegen, wer jede Anfrage erhält, welche Bearbeitungsstände sie durchlaufen kann und wie Kunden oder Verantwortliche das Ergebnis erfahren.

Was ist eine Web-App und wie unterscheidet sie sich von einer Website?

Eine Web-App ist für interaktive Aufgaben im Browser gedacht: Anträge erfassen und freigeben, Aufträge verwalten, Aufgaben zuweisen oder Berichte anzeigen. Im alltäglichen Sprachgebrauch ergibt sich der Unterschied zwischen Website und Web-App vor allem aus dem Schwerpunkt: Informationen bereitstellen oder Aufgaben bearbeiten. Die Grenze ist nicht immer eindeutig.

Für das Geschäftsprozessmanagement kann eine webbasierte Anwendung eine geeignete Option sein, besonders wenn Mitarbeiter unterschiedliche Geräte verwenden. In der Regel muss nicht auf jedem Gerät eine separate Anwendung installiert werden. Die Benutzerfreundlichkeit auf Mobilgeräten, Sicherheit und Geschwindigkeit hängen dennoch von Gestaltung und Umsetzung ab.

Ein hypothetischer interner Beschaffungsprozess verdeutlicht dies: Ein Mitarbeiter stellt einen Antrag, ein Vorgesetzter genehmigt ihn, der Einkauf bearbeitet ihn weiter und die Finanzabteilung erfasst den Zahlungsstatus. Der Nutzen liegt in Rollen, Regeln und nachvollziehbaren Arbeitsschritten, nicht allein im Aussehen der Seiten.

Wann lohnt sich die Prüfung einer mobilen App?

Eine mobile App kommt besonders dann infrage, wenn der Einsatzkontext Gerätefunktionen erfordert. Außendienstmitarbeiter müssen möglicherweise Fotos aufnehmen, Standortdaten nutzen oder bei fehlender Internetverbindung einen Teil ihrer Aufgaben erledigen. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl auch eine häufige mobile Nutzung und den Bedarf an Benachrichtigungen.

Mit der Entwicklung einer App stehen diese Funktionen nicht automatisch zur Verfügung. Für Offline-Arbeit müssen beispielsweise Datenspeicherung, Synchronisierung und der Umgang mit widersprüchlichen Änderungen geplant werden. Kamera- und Standortzugriff müssen zudem mit Berechtigungen und den tatsächlichen Bedürfnissen der Nutzer vereinbar sein.

Einige ähnliche Funktionen lassen sich auch im Web umsetzen. Eine Progressive Web App, kurz PWA, kann in unterstützten Umgebungen installierbar sein und bestimmte Offline-Funktionen bieten. Die Unterstützung unterscheidet sich jedoch je nach Browser und Gerät. Treffen Sie die Entscheidung zwischen mobiler App und Web anhand getesteter Nutzungsszenarien, nicht aufgrund einer pauschalen Regel.

Was ist eine digitale Plattform und wann benötigen Sie eine?

Der Begriff Plattform wird häufig in zwei Bedeutungen verwendet. Technisch kann er eine gemeinsame Grundlage zur Entwicklung oder Bereitstellung von Diensten bezeichnen. Als Geschäftsmodell erleichtert eine Onlineplattform über das Internet die Interaktion zwischen zwei oder mehr unterschiedlichen, aber voneinander abhängigen Gruppen, etwa Kunden und Dienstleistern. Bitten Sie das Umsetzungsteam bei einem technischen Angebot, die gemeinte Bedeutung klar zu benennen.

Wenn mehrere Dienste oder Nutzergruppen gemeinsame Funktionen wie Benutzerkonten, Zugriffsregeln und Datenaustausch nutzen sollen, wird die Gestaltung dieser Grundlage wichtig. Vermittelt Ihr Unternehmen Dienstleistungen anderer Anbieter, kommen Fragen zur Aufnahme von Anbietern, Qualitätskontrolle, Konfliktbearbeitung und zu Interaktionsregeln hinzu.

Mehrere Mitarbeiter und Vorgesetzte innerhalb eines Systems rechtfertigen jedoch nicht allein den Aufbau einer Plattform. Möglicherweise erfüllt eine Anwendung zur Prozessverwaltung Ihre Anforderungen. Gemeinsame Funktionen sind dann sinnvoll, wenn ihr Zweck klar ist und Zuständigkeiten für Betrieb und Wartung feststehen.

Beantworten Sie vor der Auswahl diese sechs Fragen

  • Welcher Prozess verursacht Probleme? Beschreiben Sie den Weg eines Vorgangs von Anfang bis Ende. Markieren Sie Verzögerungen, Nacharbeit und doppelte Eingaben.

  • Wer wird das System nutzen? Kunden, Mitarbeiter, Führungskräfte und externe Partner können unterschiedliche Zugriffsrechte und Funktionen benötigen.

  • Wo wird gearbeitet? Am Schreibtisch, im Geschäft oder beim Kunden? Mit Smartphone oder Computer und mit welcher Qualität der Internetverbindung?

  • Welche Systeme müssen verbunden werden? Erfassen Sie Buchhaltung, Lagerverwaltung, Kundenverwaltung und weitere vorhandene Werkzeuge. Prüfen Sie deren Integrationsmöglichkeiten.

  • Wie messen Sie den Erfolg? Mögliche Kriterien sind Bearbeitungszeit, doppelte Dateneingaben oder die Möglichkeit, den Status jedes Vorgangs einzusehen.

  • Wer übernimmt nach dem Start die Verantwortung? Planen Sie Schulungen, Support, Datensicherungen, Zugriffsverwaltung und spätere Prozessänderungen von Beginn an.

Ein Beispiel: Serviceanfragen verwalten

Angenommen, ein Kunde meldet einen Reparaturbedarf und Ihre Mitarbeiter verfolgen Terminplanung, Aufgabenzuweisung und Ergebnis. Die öffentliche Website kann Leistungen vorstellen und Anfragen entgegennehmen. Ein webbasiertes Portal kann die Bearbeitungsschritte und Berichte für die Geschäftsleitung abdecken.

Arbeiten Techniker überwiegend beim Kunden, ist eine geeignete mobile Nutzung wichtig. Anschließend prüfen Sie, ob eine Web-App ausreicht oder konkrete Anforderungen wie Offline-Synchronisierung eine separate App rechtfertigen. Treten später unabhängige Dienstleister hinzu, können gemeinsame Dienste und Regeln einer Plattform relevant werden.

Diese Reihenfolge ist nicht für jedes Unternehmen vorgeschrieben. Das Beispiel zeigt lediglich, dass sich Entscheidungen schrittweise treffen lassen. Nicht jede zukünftige Funktion muss bereits in der ersten Version enthalten sein. Grenzen und mögliche Entwicklungspfade sollten Sie dennoch kennen.

Eine neue Lösung ist nicht immer der erste Schritt

Wenn Ihre bestehenden Werkzeuge ihre Aufgaben erfüllen, Informationen dazwischen aber erneut eingegeben werden müssen, prüfen Sie zunächst die Integration. Eine API, also eine Schnittstelle, über die Software miteinander kommuniziert, ist eine Möglichkeit zur Verbindung. Machbarkeit und Qualität hängen von den tatsächlichen Funktionen der jeweiligen Systeme ab.

Auch Standardsoftware oder ein Werkzeug zur Prozessverwaltung kann einen Teil des Bedarfs abdecken. Individuelle Entwicklung ist prüfenswert, wenn vorhandene Lösungen nicht zu Ihren Regeln, Integrationen oder der benötigten Benutzererfahrung passen. Klären Sie vor der Automatisierung die Verantwortlichkeiten und Entscheidungsregeln jeder Phase. Automatisierung beseitigt keine Unklarheiten im Prozess.

Berücksichtigen Sie mehr als die Entwicklungskosten

Vergleichen Sie bei Unternehmenssoftware nicht nur den Preis für die Entwicklung. Datenmigration, Schnittstellen, Schulungen, Infrastruktur, Support und spätere Änderungen beeinflussen ebenfalls Kosten und Zeitaufwand. Lassen Sie Leistungsumfang, ausgeschlossene Leistungen und Wartungsverantwortung klar benennen.

Eine Website ist nicht immer günstiger als eine App und eine Plattform nicht zwangsläufig die teuerste Variante. Umfang und Komplexität der Funktionen sind entscheidend. Vereinbaren Sie vor dem Vertrag außerdem Dateneigentum, Exportmöglichkeiten, Nutzungsrechte am Code und Bedingungen für die weitere Zusammenarbeit.

Beginnen Sie beim Prozess und wählen Sie dann das Werkzeug

Für Informationen und erste Anfragen kommt eine Website infrage. Sollen Nutzer Vorgänge erfassen, genehmigen und verfolgen, prüfen Sie eine webbasierte Anwendung. Sind Einsatzkontext und Gerätefunktionen entscheidend, bewerten Sie eine mobile App. Soll eine gemeinsame Grundlage für mehrere Dienste oder die Interaktion unabhängiger Nutzergruppen entstehen, prüfen Sie die Gestaltung einer Plattform.

Die passende Antwort kann mehrere Lösungen verbinden. Entscheidend sind klarere Arbeitsabläufe und die Anforderungen Ihrer Nutzer.

GaliTech entwickelt individuelle Software, integriert bestehende Systeme und automatisiert Prozesse. Um eine passende Lösung zu besprechen, senden Sie eine kurze Beschreibung Ihrer Abläufe, Nutzer und vorhandenen Werkzeuge an info@galitech.ir.

Quellen